Meny

10 beste dokumenthåndteringssystemer for bedre arbeidsflyt

  • Hoved
  • Annen
  • 10 beste dokumenthåndteringssystemer for bedre arbeidsflyt

10 best document management systems

Prøv Instrumentet Vårt For Å Eliminere Problemer

Mest brukte dokumenthåndteringssystem:

Med den pågående digitaliseringsprosessen ønsker folk å redusere sitt papirbaserte arbeid og forventer å ha tilgang til viktige dokumenter hvor som helst og når som helst.

Document Management Systems er den beste løsningen for å gjøre denne oppgaven mye enklere. PDF-lesere er det beste eksemplet på et dokumenthåndteringssystem der du kan få tilgang til PDF-filen offline og lagre den for å se og til og med skrive ut og publisere den når som helst og hvor som helst.

Document Management Systems er også kjent som Content Management System og blir allment ansett som komponenten i Enterprise Content Management (ECM). Det er relatert til Record Management, Workflows, Digital Asset Management, etc.

Dokumenthåndteringssystem

I denne opplæringen vil vi se nærmere på de mest populære dokumenthåndteringssystemene som brukes av en rekke vellykkede organisasjoner for å administrere sine papirbaserte dokumenter på en effektiv måte.

Hva du vil lære:

Hva er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering kan defineres som måten organisasjoner bruker for å administrere og spore elektroniske dokumenter.

Retningslinjer for bedre forståelse av dokumenthåndtering:

  • Samtidig, men separat redigering av dokumenter for å unngå konflikt med overskriving.
  • Å rulle tilbake til den siste nøyaktige versjonen av dokumentet i tilfelle feil.
  • Versjonskontroll for å skille mellom to forskjellige versjoner.
  • Rekonstruksjon av dokumenter.

I dag er Document Management tilgjengelig fra et lite frittstående program til store konfigurasjoner for hele virksomheten som inkluderer standard dokumentfyllingsfunksjoner.

Disse funksjonene inkluderer:

  • Lagringssted
  • Sikkerhet og tilgangskontroll
  • Revisjon og indeksering
  • Klassifisering, søk og gjenfinning
  • Integrasjon med stasjonær applikasjon

Dokumentstyringssystemer

Document Management Systems refererer til å håndtere og få tilgang til dokumentene elektronisk.

Enterprise Content Management Systems administrerer og kontrollerer digitale dokumenter opprettet ved hjelp av Microsoft Office Suite og regnskapsprogramvare som CAD etc.

Elektronisk dokumenthåndteringssystem bør inneholde komponentene nedenfor for å være effektiv:

  • Import: Å åpne et nytt dokument i systemet.
  • Oppbevaring: For å vedlikeholde systemfiler og bruke lagring.
  • Identitet: Å hente dokumenter nøyaktig ved å tilordne indekser.
  • Eksport: For å fjerne gjenstander fra systemet.
  • Sikkerhet: Passordbeskyttelse på bestemte filer for autoriserte brukere.

=> Kontakt oss å foreslå en oppføring her.

Mest populære dokumenthåndteringssystemer

La oss se gjennom noen av de populære dokumenthåndteringssystemene som brukes mye for å redusere papirbasert dokumentasjon og forbedre den dokumentbaserte ytelsen til en organisasjon.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Feng Office
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Seed DMS
  9. Casebox
  10. MasterControl-dokumenter
  11. M-filer
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. forgjengelig

Få gratis tilbud på dokumenthåndteringssystem


# 1) pCloud

pCloud

Nøkkelegenskaper

  • pCloud lar deg angi gruppetillatelser eller individuelle tilgangsnivåer.
  • Du kan kontrollere datatilgang gjennom delte mapper.
  • Det lar deg kommentere filer og mapper.
  • Den fører detaljerte logger for kontoaktivitet.
  • Du har tilgang til hvilken som helst tidligere versjon av filene dine.
  • Den har funksjoner for filadministrasjon, deling, sikring, filversjonering, sikkerhetskopiering av filer og digital kapitaladministrasjon.
=> Besøk pCloud-nettstedet

# 2) HubSpot

HubSpot Dashboard

Egenskaper:

  • HubSpot Salgsdokumenthåndtering og salgssporingsprogramvare vil være nyttig for å bygge et bibliotek med salgsinnhold for hele teamet.
  • Du vil kunne dele dokumenter fra Gmail- eller Outlook-innboksen.
  • Det vil varsle deg når potensielle kunder blir engasjert med innholdet sendt av deg.
  • Det vil gi innsikt i hvordan salgsinnholdet er nyttig for å komme salgsprosessen videre, hvor ofte innholdet brukes av teamet.
  • HubSpot har alt-i-ett-salgsprogramvare med mange funksjoner som e-postsporing, e-postplanlegging, salgsautomatisering, live chat, rapportering, etc.
=> Besøk HubSpot-nettstedet

# 3) Alfresco

Alfresco

Nøkkelegenskaper:

  • Det er en åpen kildekode-ECM som tilbyr dokumentadministrasjon, samarbeid, kunnskaps- og nettinnholdsadministrasjon, post- og bildeadministrasjon, innholdsdepot og arbeidsflyt
  • Den støtter Common Interface File System (CIFS) som muliggjør dokumentkompatibilitet med Windows så vel som Unix som operativsystemer.
  • Alfresco kommer med API-støtte og fungerer som en back-end for å lagre og hente innholdet.
  • Enkel tilpasning og versjonskontroll er de beste funksjonene i Alfresco, men er ganske kompliserte å bruke

Offisiell lenke: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Nøkkelegenskaper:

  • LogicalDOC er et åpen kildekode Java-basert system og kan være tilgjengelig av hvilken som helst nettleser
  • Dette systemet er tilgjengelig i ditt eget nettverk, og det gjør det mulig å opprette og administrere et hvilket som helst antall dokumenter.
  • Hjelper med å forbedre produktiviteten og samarbeidet mellom dokumenthåndteringssystemene.
  • Avails rask tilgang og enkel gjenfinning av innhold.
  • Den bruker Java Frameworks som Hibernate, Lucene og Spring for å gi en svært fleksibel Document Management-løsning.
  • Den leveres med et sett med veldefinert API som kan integreres med tredjepartsapplikasjoner.

Offisiell lenke: LogicalDOC

# 5) Feng Office

Feng Office

Nøkkelegenskaper:

  • Feng Office er en åpen kildekode-DMS med en nettbasert samarbeidsplattform.
  • Noen gode funksjoner i Feng Office inkluderer tidssporing, Gantt Chart, oppgavebehandling og kunnskapsadministrasjon.
  • Det er brukervennlig og lar deg merke ting.
  • Du kan til og med spore og sende innholdet til flere brukere samtidig.
  • Den eneste ulempen er at den gjør at noen av funksjonene kun betales for hver oppdatering.

Offisiell lenke: Feng Kontor

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Nøkkelegenskaper:

  • Nuxeo er et open source-system som styrer flyten av innhold gjennom konjunktursyklusen.
  • Det velprøvde systemet reduserer tidsforbruket som kreves for innholdssøk og gjenfinning.
  • Det gir en rekke måter å fange innholdet på, inkludert bildeskanning.
  • Revisjonslogging er en av de gode funksjonene du kan bruke til å spore innholdet, og det er også en enklere måte.
  • Serverer et rikt sett med APIer, robust plattform, enkel tilpasning og vedlikehold av prosjekter.
  • Men det er ganske vanskelig for nybegynnere, og tilpasning i noen tilfeller kan også bli komplisert.

Offisiell lenke: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Nøkkelegenskaper:

  • Et dokumentstyringssystem med åpen kildekode som gjør det mulig å spore, dele og sikre innholdet.
  • Besitter funksjoner som metadata, arbeidsflyt, versjonskontrollert dokumentlager og WebDAV-støtte.
  • Du kan hente riktig innhold til rett tid.
  • Quick-play-funksjonen gjør det mulig for brukeren å opprette og administrere innholdskadensene.

Offisiell lenke: KnowledgeTree

# 8) Seed DMS

Seed DMS

Nøkkelegenskaper:

  • Seed DMS er et brukervennlig og et dokumentadministrasjonssystem med åpen kildekode.
  • Denne DMS er spesielt basert på PHP, MySQL og sqlite3.
  • Serveres som en fullt utviklet bedriftsklar plattform for sporing, tilgang, lagring og deling av dokumenter.
  • Den kan betraktes som neste versjon av LetoDMS og er fullt kompatibel med den.
  • Tillater redigering av dokumenter tilgjengelig i HTML-format.
  • Du kan forberede en online presentasjon, og det muliggjør samarbeid i sanntid.

Offisiell lenke: Frø DMS

# 9) Casebox

Casebox

Nøkkelegenskaper:

  • Casebox er et utvidbart verktøy for å utvide innholds-, prosjekt- og personaladministrasjon.
  • Den er designet for å støtte oppgavebehandling, overvåking, fulltekstsøk, dataarv, etc.
  • I tillegg kommer Casebox med en utmerket versjonskontrollmekanisme og serverer betinget logikk for å støtte platehåndtering.
  • Casebox hjelper deg med å lagre og låse flere filer på ett sted med brukerkontroll på.
  • Casebox tilbyr også sikker hosting ved hjelp av SSL-kryptering på en kryptert server.
  • Virtual Private Network (VPN) kan holde kommunikasjonen din sikker.

Offisiell lenke: Casebox

# 10) MasterControl-dokumenter

MasterControl-dokumenter

beste programvare for spillutvikling for nybegynnere

Nøkkelegenskaper:

  • MasterControl Inc. er en kommersiell skybasert en som muliggjør raskere levering av produktet ved å redusere de totale kostnadene og tidsforbruket som kreves for å administrere dokumenter og innhold.
  • Øker produktets effektivitet og administrerer selskapets informasjon på en sikker måte
  • Dette systemet har funksjoner som dokumentkontroll, revisjonsstyring, kvalitetsstyring og andre regulatoriske prosesser.
  • Bortsett fra disse, er det noen andre funksjoner som serveres av dette verktøyet, for eksempel Compliance Management, Collaboration, Access Control, Print Management, Versjonskontroll, Document Delivery & Indexing, Collaboration og Full-Text Search.

Offisiell lenke: MasterControl

# 11) M-filer

M-filer

Nøkkelegenskaper:

  • M-Files hjelper deg med å administrere informasjonen din sikkert med utsjekkingsfunksjonen.
  • Denne funksjonen holder oversikt over dokumentene dine med alle små og store endringer.
  • Det er et nyttig, enkelt å implementere og robust dokumenthåndteringssystem.
  • Den er også tilgjengelig for Windows og Mac, også kompatibel med Android- og iOS-enheter.
  • M-filer kan enkelt integreres med andre applikasjoner og unngår duplisering.

Offisiell lenke: M-filer

# 12) Worldox

Worldox

Nøkkelegenskaper:

  • Worldox er et kommersielt og omfattende system som administrerer dokumenter og e-post.
  • Worldox kommer med indekseringsfunksjoner kalt arkivering og oppbevaring, som gjør dataene tilgjengelige umiddelbart når det er nødvendig.
  • Den kan integreres med SharePoint og distribueres med Windows, Android, Mac, iOS og Cloud.
  • Dokumentadministrasjonsfunksjoner i Worldox inkluderer Compliance Management, tilgangskontroll, dokumentkonvertering og indeksering, e-postadministrasjon, versjonskontroll og fulltekstsøk.

Offisiell lenke: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Nøkkelegenskaper:

  • Dokmee er et skybasert kommersielt dokumenthåndteringssystem med effektiviteten og sikkerheten til dokumentene dine.
  • Dokmee tilbyr flere stasjonære maskiner samt webkonfigurasjon, brukervennlig grensesnitt, fange- og redigeringsverktøy.
  • Dokmee støtter utmerkede automatiseringsfunksjoner med kjerneindekserings- og søkefunksjoner.
  • Aktiverer et sett med verktøy for dokumentavbildning og sporing for bedre støtte.

Offisiell lenke: Dokmee

# 14) ademerit

forgjengelig

Nøkkelegenskaper:

  • Støtter den sentraliserte kontrollmekanismen for å lagre dokumentene dine på ett sted.
  • Dine digitale dokumenter kan organiseres raskt med logisk ekspertise og gjøres tilgjengelige som både kommersielle og open source-versjoner.
  • Skannede dokumenter kan konverteres til ordsøkbare PDF-filer ved hjelp av OCR-funksjonen (Optical Character Recognition).
  • Det nettbaserte smidige systemet lagrer filen din i skyen, men sikkerhetskopierer ikke dataene dine automatisk, og ingen data kan gjenopprettes.
  • Kompatibel med alle operativsystemene og tillater dermed fulltekstsøk og versjonskontroll.

Offisiell lenke: forgjengelig

Bortsett fra disse, de 12 beste dokumenthåndteringssystemene, har vi fortsatt noen flere som kan legges til listen ovenfor. Jeg har gitt en kort introduksjon til dem i avsnittet nedenfor.

Ekstra verktøy

#femten) eFileCabinet : Dette kommersielle verktøyet kan integreres med alle Microsoft Office-applikasjonene. Den er tilgjengelig med flere versjoner av vertsdokumenter og serversiden.

Den unike arbeidsflytfunksjonen lar deg planlegge oppgavene dine effektivt.

Offisiell lenke: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Det hjelper deg med å administrere viktige dokumenter med alle detaljer som datoer og innhold.

Du kan forberede interne og eksterne revisjoner ved hjelp av dokumentene dine i ContractZen.

Offisiell lenke: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault tilbyr Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) og Cloud Document Management Solutions for å administrere dokumentene dine.

Det bidrar til å redusere produktivitetskostnadene med full automatiseringsstøtte.

Offisiell lenke: MaxxVault

# 18) DocsVault : DocsVault Document Management Systems har de best egnede funksjonene for å administrere og spore dokumentene dine.

Det involverer versjonskontroll, dokumentsikkerhet, revisjonsspor og historie, elektroniske dokumentarbeidsflyter, dokumentprofilering og merking, etc.

Offisiell lenke: DocsVault

# 19) eVault : eVault er et nettbasert Document Management System. Det gir compliance-styring, hierarkistyring på flere nivåer etc.

Som ethvert annet dokumenthåndteringssystem tilbyr eVault også tilgangskontroll, dokumentindeksering, versjonskontroll, etc.

Offisiell lenke: eVault

#tjue) Katalysator : Catalyst har utviklet flere kommersielle produkter som Catalyst Insights basert på XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track og OnRamp.

Den er utviklet med flere språkstøttetjenester.

Offisiell lenke: Katalysator

# 21) D rupal : Drupal er et open source-innholdsstyringssystem som er kjent for sine funksjoner som Content Authoring, Performance og Security.

Modularitet er kjerneprinsippet til Drupal. Dette systemet er fleksibelt, skalerbart og enkelt å bruke. Du kan lage ditt eget integrerte digitale rammeverk med Drupal.

Offisiell lenke: Dr. falt

# 22) Virtuell Kontor : Virtual Office har en søkefunksjon for å søke i tekst, forfatter, attributter, etc.

Det gir også god filadministrasjon med sikker lagring. Matcher med forretningskonteksten og finner informasjonen raskt til rett tid.

Videre lesing = >> Topplåseprogramvare for Windows 10

Offisiell lenke: Virtuell Kontor

# 2. 3) bitfarm-arkiv : bitfarm-Archiv er et dokumentadministrasjonssystem med åpen kildekode og Enterprise Content Management for revisjonssikker arkivering.

Noen viktige funksjoner i den inkluderer automatisk arkivering av flere dokumentkilder, fulltekstsøk, fleksibel konfigurasjon, etc.

Offisiell lenke: bitfarm-arkiv

Det er det!! Vi er ferdige med de mest populære Document Management Systems.

Du kan velge en eller flere i henhold til dine behov og se hvilke som passer best for organisasjonen din. Ved bruk av denne programvaren øker den totale produktiviteten, og det gjør oppgavene mye enklere og fleksible også.

Konklusjon

Dokumenthåndtering reduserer andelen innsats og tid brukt på å administrere dokumenter og innhold.

apper for å konvertere youtube-videoer til mp3

Å administrere papirer og spore poster er en kjedelig jobb for den som håndterer det, men programvarene nevnt ovenfor er mye nyttige for å gjøre det fleksibelt på kortere tid.

Document Management Systems fanger opp og organiserer dokumenter i elektroniske dokumenter for å få tilgang til, administrere og spore det enkelt når som helst etter behov. Fange og indeksere er de flotte funksjonene i DMS som brukes til å kombinere flere og større dokumenter samtidig.

=> Kontakt oss å foreslå en oppføring her.

Håper du ville valgt en fra listen ovenfor !!!

Anbefalt lesing

^