sharepoint document management system tutorial
Grundig analyse av SharePoint Document Management System, dets versjoner og funksjoner:
I denne artikkelen vil vi diskutere hva som er SharePoint, hvordan du lager et SharePoint Document Management System, fordeler og ulemper ved å bruke SharePoint og forskjellige nedlastningstyper.
Å administrere en enorm mengde dokumentasjon i enhver organisasjon kan være veldig utmattende både når det gjelder tid og arbeidskraft, og det kan fortsatt være utsatt for feil. Det er imidlertid viktig å holde alle dokumentene på plass for at prosjektet skal kunne fungere problemfritt.
Alle organisasjoner trenger et robust system for å oppbevare dokumentasjonen trygt og i riktig rekkefølge. La oss dykke dypere ned i et av de mest robuste dokumenthåndteringssystemene som tilbys av SharePoint-et Microsoft-produkt.
Hva du vil lære:
- Hva er et dokumenthåndteringssystem?
- Hva er SharePoint?
- Forutsetninger for å lage et dokumenthåndteringssystem i SharePoint
- Opprette et dokumenthåndteringssystem i SharePoint
- Funksjoner i SharePoint Document Management System
Hva er et dokumenthåndteringssystem?
Et dokumenthåndteringssystem er en programvare som styrer og sporer hele livssyklusen til dokumentene. Livssyklusen til et dokument har forskjellige trinn mot det, helt fra begynnelsen til det ble deaktivert.
hvilke programmer som kan redigere pdf-filer
Ved å bruke et dokumenthåndteringssystem kan et dokument som opprettes lagres og spores gjennom hver versjon av det samme, og dekker alle skiftende funksjoner i dokumentet, inkludert alle detaljer i endring, revisjon og bruk.
Hva er dokumentets livssyklus?
De fem grunnleggende trinnene i en dokuments livssyklus er:
1) Planlegging
Planleggingsfasen er hvor en plan over hva dokumentet må inneholde er skissert. Måten dokumentet må struktureres på blir gjennomtenkt og nødvendige data samlet inn for å lage dokumentet
2) Skapelse
På dette stadiet opprettes og nummereres en utkastversjon av dokumentet. For eksempel - versjon 1.0; i løpet av hvilken forfatteren lager dokumentet som er klart til gjennomgang.
3) Gjennomgang
I dette trinnet overføres utkastversjonen eller den første versjonen av dokumentet til en korrekturleser. Kontrolløren gjennomgår dokumentet nøye og foreslår eventuelle endringer som er nødvendige.
4) Modifikasjon
Under redigering blir forfatteren eller noen ganger en redaktør enige om nødvendige endringer og arbeider med dokumentet for å innlemme endringene.
5) Godkjenning
Dette er det siste trinnet der dokumentet går inn for godkjenning av en fagekspert som er autorisert til å signere det.
Ovennevnte trinn i en dokuments livssyklus kan ha flere trinn inkludert, basert på vilkårene for organisasjonen og prosjektkapasiteten. En slik kompleks livssyklus til et dokument kan enkelt håndteres ved hjelp av et kraftig verktøy som SharePoint.
I neste avsnitt vil vi se hva SharePoint er, og hvordan det kan brukes til dokumenthåndtering?
SharePoint er en samarbeidsplattform som tillater parallell bruk og flerbrukeraktiviteter i organisasjoner for å lagre og administrere enkle til komplekse datastyringsløsninger.
SharePoint ble lansert i 2003 av Microsoft. Siden starten har Microsoft utviklet forskjellige versjoner av SharePoint-produkter og nedlastinger for å dekke ulike kundebehov.
1) SharePoint Online
Dette er en skybasert tjeneste som gjør det mulig for en bedrift å abonnere på SharePoint Online-tjenester og opprettholde dokumenttransaksjoner med alle interessenter som bruker skyplattformen, i stedet for å installere SharePoint lokalt lokalt.
2) SharePoint Server
Basert på forretningsbehov kan SharePoint installeres og distribueres lokalt ved hjelp av SharePoint Server-versjonen.
Bortsett fra de to ovennevnte typene nedlastinger, er det noen få andre tilgjengelige versjoner.
De SharePoint Foundation , som er en eldre versjon av SharePoint, kun tilgjengelig i SharePoint 2013. Dette er fortsatt mye brukt. Det er også en SharePoint Designer 2013 brukes til å bygge arbeidsflytaktiverte løsninger. Den populære OneDrive, som har sin versjon for bedrifter som heter OneDrive Business sync.
Så, basert på behovet og kapasiteten til virksomheten, kan kundene laste ned den respektive versjonen av SharePoint for å dekke deres behov.
I denne delen vil vi se hvor gunstig det er for en organisasjon å velge SharePoint for sin dokumenthåndtering.
Fordeler med å bruke SharePoint for dokumenthåndtering:
1) Høy sikkerhet og integritet
Sikkerhetsfunksjonene i Microsoft SharePoint er så robuste at brukeren aldri trenger å bekymre seg for uautorisert tilgang til klassifiserte informasjonsfiler eller mislykket applikasjonsintegritet.
2) Brukervennlig
SharePoint er bygget, med tanke på alle nivåer av interessenter som kan bruke dette verktøyet, og dermed er det designet på en slik måte at det er enkelt å bruke for alle brukere.
3) Administrasjon med en helhet
SharePoint har en konsoll for sentral administrasjon, som administrasjonen vil ha tilgang til å legge til funksjoner, innstillinger og konfigurasjon med full kontroll.
4) Tilpasning
Tilpasningsnivået som SharePoint gir utviklerne er veldig stort, ved å bruke dette; verktøyet kan finjusteres og tilpasses i henhold til forretningskravene.
5) Samarbeid
Dette er den beste og en av de viktigste funksjonene i SharePoint som hjelper alle brukere av SharePoint i virksomheten til å holde seg samarbeidet og oppdatert og holde seg oppdatert i alle faser av dokumentets livssyklus. Den siste versjonen av SharePoint gir også streaming av informasjon i sanntid.
Uansett hvor bra et system er, vil det alltid være noen ulemper. Men det er viktig for brukeren å bestemme prioriteringer og brukskrav for å avveie fordelene over ulempene.
Ulemper ved å bruke SharePoint for dokumenthåndtering:
1) Nettbasert
Som vi vet trenger tilgang til SharePoint Internett, som trenger et solid nettverk, og til og med en solid nettverkstilkobling er utsatt for å mislykkes noen ganger. På slike tider blir det umulig å bruke SharePoint på grunn av dens avhengighet av Internett.
2) Pakke med mange oppgaver
Vi vet at SharePoint har mer potensial enn bare å lagre dokumenter, som automatiserte arbeidsflyter, etc. For en liten bedrift som bare trenger et verktøy for dokumentlagring på nettet, er det andre mer passende verktøy i markedet.
3) Abonnement
Hver ny ansatt som får tilgang til SharePoint, trenger en betaling for abonnementet hver måned, noe som kan bli dyrt for organisasjoner med mindre krav og lavere budsjetter.
Før vi oppretter og dykker ned i navigasjonsaspektene ved datahåndtering i SharePoint, ser vi her kravene som må være på plass:
1) Bestem type dokumenter som vil gå inn i systemet:
Basert på typen dokument som går inn i systemet, vil brukerne kunne sette opp en mal for hver type dokument, slik at den er klar til bruk.
beste teksteditor for python windows
to) Liste ut slags informasjon som må samles for hvert dokument:
Det er viktigst å ha metadataene på plass for dokumentet lastet opp, og det er derfor nødvendig å liste opp og sette opp feltene som skal fylles ut for metadata, slik at alle brukere har all nødvendig informasjon om de opplastede dokumentene. Også basert på dette, kunne man bestemme sted eller sti , hvor dokumentet er plassert i systemet
3) Jobbe med Metadata :
I motsetning til det tradisjonelle oppsettet av mapper og undermapper som okkuperer enormt minne og fremdeles ikke holder alt organisert, slik det forventes, i SharePoint bruker vi Metadata for å gjøre det mer systematisk og mer tilgjengelig.
Så her gjør vi hvordan SharePoint-systemet blir satt i henhold til metadata. Hvert dokument som lastes opp, må merkes med passende og forhåndsdefinerte metadata. Med dette gir søking med nøkkelord de mest passende / nøyaktige resultatene.
4) Innhold Typer:
Det er også viktig å organisere innholdstyper i dokumenthåndteringssystemet. En innholdstype er ikke annet enn bokstavelig talt - typen innhold. Du kan kategorisere dokumentene basert på typen innhold du har.
For eksempel: Hvis det er ti teller med orddokumenter som er HLDer, fem utmerkede ark med testtilfeller og to teller med orddokumenter av testplaner, kan de, basert på innholdstypen, klassifiseres. I mer SharePoint-spesifikke termer inneholder innholdstyper metadatatypene som innholdet er klassifisert basert på.
Innholdstyper kan brukes på nytt for forskjellige scenarier og krav. I SharePoint-innstillinger er det mange muligheter for å opprette nye innholdstyper og å inkludere innholdstypen i en mer søkbar gruppe for fremtidig bruk.
5) Kontroller tilgang :
Basert på punktene ovenfor, adgangskontroll kan gis, slik at brukerne kan holde dokumentene sine sikre og bare tilgjengelige for utvalgte brukere.
Også, sette opp roller for forskjellige brukere med ulik grad av kontroll over dokumentet (det er mulig å opprette, gjennomgå, slette og godkjenne dokumentet osv.).
6) SharePoint 2013 inneholder også Retningslinjer for dokumenter for å sikre at den oppfyller selskapets retningslinjer og juridiske krav.
(bilde kilde )
Denne delen forklarer hvordan filer lastes opp til SharePoint-systemet og mulighetene for å bruke filene.
1) Med SharePoint’s brukervennlig grensesnitt , kan en fil lastes opp ved å bruke 'last opp' funksjonaliteten eller opplastingsknappen. Akkurat slik du velger en fil for å legge den til i en e-post.
to) Etter å ha lastet opp dokumentet, en hel masse oppføringer kan fylles ut basert på prosjektet . For eksempel, hvis det er et prosjekt med mange moduler, kan du ha felt som skal fylles ut med detaljer for å betegne hvilken modul filen tilhører.
3) Etter å ha fylt ut alle detaljer, kan du lagre filen, og filen blir lastet opp i systemet med noen automatisk utfylte metadata som, hvem som opprettet filen, når filen ble opprettet, versjonsnummer osv., og noen få fylt ut data som modulopplysninger, etc.
4) Hver gang et dokument endres, er versjonen oppført i historikken, og brukerne kan se versjonshistorikk for dokumentet - enten bare for å se den eller for å gjenopprette filen til en bestemt tidligere versjon.
5) Etter at dokumentet er lastet opp til SharePoint, opprettes det alltid en lenke for hver fil. Dette link kan deles for to formål - for å vise eller redigere den.
6) Hvis du har Office 365, kan du også søk etter et hvilket som helst dokument i SharePoint med søkefunksjonaliteten i den lokale maskinen.
7) Dokumenter kan opprettes, endres og slettes med passende tillatelser til enhver tid basert på endrede forretningskrav eller behov.
Når en dokumentfil blir opprettet for et prosjekt som har kontinuerlig forbedring og endringer, blir endring av det aktuelle dokumentet også en pågående prosess. For et tiår siden, selv med bruk av banebrytende teknologi, mens flere brukere kunne få tilgang til delte mapper og stasjoner, ville bare én person - administratoren ha rettighetene til å gjøre endringer i filene i de delte stasjonene, noe som ville være utilstrekkelig .
I dag, med bruk av SharePoint, har vi mange interessante funksjoner som gir like mange muligheter for alle abonnenter, for å møte kravene til sine roller, uten å måtte gå på akkord med sitt eget arbeid eller arbeid utført av en annen person på dokumentet.
Her er noen få funksjoner som gjør SharePoint interessant:
1) Versjonering
SharePoint lar hver bruker lese eller gjøre endringer i den samme dokumentfilen, og gir hver versjon av dokumentet et unikt versjonsnummer, ledsaget av brukerkommentarer, med angivelse av hvilke endringer som er gjort på dette stadiet eller i denne versjonen av dokumentet.
2) Låse filen
En person som bruker en fil for å endre den, låser filen ved hjelp av utsjekkingsfunksjonen, slik at det ikke er noen konflikt i å opprettholde den riktige versjonen av filen, og alle endringer som blir gjort blir registrert riktig i rekkefølge.
hvordan åpne en torrentfil på mac
Etter at personen er ferdig med å jobbe med filen, bruker han / hun innsjekkingsfunksjonen for å låse opp filen, slik at en annen bruker kan ta kontroll på samme måte.
For eksempel, hvis bruker A må endre dataene i fil X, og bruker B også har til oppgave å endre den samme filen. Bruker A får tilgang til filen X på SharePoint klokka 00:01 og bruker B får tilgang til den klokka 00:03, deretter får bruker A tilgang til den, sjekker ut for å endre filen slik at brukeren B ikke kan endre den samtidig tid. Når det er gjort, gjør bruker A innsjekking. Etter innsjekking av bruker A får bruker B beskjed, slik at han nå kan få tilgang til den, sjekke ut og gjøre endringene og deretter sjekke inn når det er gjort.
3) Metadata
SharePoint gir detaljert informasjon om den nåværende statusen til en fil som når ble filen endret, hvem endret filen, hvis den siste endringen er godkjent eller ikke, en lenke til dokumentet osv. Slik detaljert status for dokumentet hjelper alle forretningsinteressent som har tilgang til filen, får fullstendig innsikt i gjeldende status.
Konklusjon
SharePoint Document Management System er et samarbeidslager med filer, enten det er skybaserte eller serverbaserte plattformer, det er enkelt å bruke og har innebygde sikkerhetsfunksjoner.
Selv om det kan være mange slike verktøy i markedet, som kan være billigere og enklere å bruke, har Microsofts SharePoint utmerkede funksjoner for et robust Document Management System.
Anbefalt lesing
- In-Depth Eclipse Tutorials For Beginners
- 10 beste dokumenthåndteringssystemer for bedre arbeidsflyt
- SVN Tutorial: Source Code Management Using Subversion
- Bugzilla Tutorial: Defect Management Tool Hands-on Tutorial
- TestLink Tutorial: A Layman's Guide to TestLink Test Management Tool (Tutorial # 1)
- TestLink opplæring 4 - Testmålinger, søkeordadministrasjon, egendefinerte felt og testrapportdiagrammer
- JIRA Administration Tutorial: JIRA Admin and User Management
- IBM Rational Team Concert Defect Management Tool Tutorial