Meny

Executive Assistant Ferdigheter, lønn, ansvar og mer

  • Hoved
  • Annen
  • Executive Assistant Ferdigheter, lønn, ansvar og mer

executive assistant skills

Prøv Instrumentet Vårt For Å Eliminere Problemer

Lær om rollene og ansvaret, lønn og viktige ferdigheter som kreves for å bli en vellykket lederassistent:

Rollen som Executive Assistants har utviklet seg de siste årene. Fra å bare svare på telefonsamtalene og hilse på kontorgjester, har de blitt en strategisk partner, problemløsere og pålitelig fortrolige i dag. De er av mer verdi nå enn før. Deres funksjon har forvandlet til å være en mer strategisk enn den støttende.

Ledere i dag stoler sterkt på deres assistenter for mye mer enn bare adminhjelp. De er avhengige av deres EA for sin tekniske ekspertise, strategiske rådgivning og kritiske analyse av situasjonene også. Deres rolle strekker seg opp til å dabble i et bredt spekter av ting og varierte spørsmål som intern kommunikasjon, administrering av prosjekter, planlegging av arrangementer, etc.

Executive Assistant Ferdigheter

verktøy for åpen kildekode-program livssyklusstyring

Hva du vil lære:

Executive Assistant Roller og ansvar

Jobben deres blir beskrevet som maktrollen. Så det er uunngåelig at administrerende assistenter skal ha noen spesielle ferdigheter for å jobbe gjennom alt. Hvis du planlegger å være en, er her en liste over grunnleggende og essensielle ferdigheter du må ha. Men før det må du vite hva som er ansvaret til en lederassistent.

Ansvar for en lederassistent

Ansvar

(bilde kilde )

Selv om rollen og ansvaret til en lederassistent har vokst mye de siste årene, har noen av de grunnleggende vært de samme.

Ansvar inkluderer:

  • Utarbeide dokumenter som økonomiske rapporter, fakturaer, notater, brev, rapporter osv.
  • Å ta vare på samtalene etter behov, som å svare på dem, dirigere dem eller sende meldingene.
  • Ta vare på grunnleggende bokføring.
  • Samle og arkiv firmaposter, rapporter og dokumenter.
  • Forbereder dokumenter for gjennomgang og presentasjon etter å ha undersøkt og gjennomført data.
  • Hjelp ledere med å forberede seg på møter.
  • Registrerer referat fra møtet nøyaktig.
  • Fastsette avtaler.
  • Bruke datamaskiner til forskjellige verk.
  • Gjøre reisearrangementer.
  • Administrere database, bestille rekvisita og utføre lignende kontoroppgaver.
  • Kontrollere, sortere og distribuere kommunikasjon som fakser, e-post, brev osv.

Executive Assistant Lønn

Lønn

(bilde kilde )

Ledende assistentjobber er rangert som nummer to på listen over de best betalte jobbene i markedet, og det trenger ikke en spesifikk grad eller utdanning. Lønnen til en EA varierer i forskjellige bransjer. De kan tjene mellom $ 55.000 og over $ 70.000.

Liste over ferdighetsassistenter

Å være en lederassistent er en krevende jobb. Så hvis du er helvete over denne jobben, er det noen grunnleggende ferdigheter du må ha.

Disse ferdighetene blir forklart i detalj nedenfor:

# 1) En forkjærlighet for samtaler

En lederassistent er som en talsperson, og deres ord betraktes som sjefens. Derfor er gode kommunikasjonsferdigheter på ekspertnivå med riktige telefonetiketter og polert språk et must. Du bør være overbevisende og skal kunne legge alt på bordet nøyaktig og tydelig.

Ofte må assistenter påta seg de-facto-rollene som intern kommunikasjon på vegne av sjefene sine. Ledere vil også sjekke ideer over deg eller få din mening om noe viktig. Så de må være i stand til å ærlig sette over sitt synspunkt.

# 2) upåklagelig ferdigheter for organisering og prioritering

Dette er et absolutt must for utøvende assistenter, ettersom de har en fartsfylt og stadig skiftende rolle. Så de har ikke råd til å tape noen tid på å være uorganiserte. En god leder må være upåklagelig organisert.

De trenger å prioritere oppgavene i henhold til fokuset og fullføre dem en etter en. De hjelper sjefen sin med å prioritere oppgaver og så må de gjøre det samme før. Dermed gjør det dem i stand til å hjelpe sjefen sin med å minimere distraksjonen og bare konsentrere seg om de mest presserende problemene og aktivitetene som har størst innflytelse.

Dette krever god skjønn for å avgjøre hva som trenger oppmerksomhet og hva du bare kan slå av. Assistenten må samarbeide med sjefen sin for å prioritere arbeidet. For å være god til å prioritere de store bildemålene må det være tydelig, for uten klare mål kan du ikke gjøre det.

# 3) Multi-Tasking

multitasking

(bilde kilde )

Vel, multitasking er en myte fordi hjernen vår bare kan håndtere ett komplekst arbeid om gangen. Men en viss grad av multitasking er viktig i rollen som lederassistent. Nå kan du gjøre dette ved å kombinere to enkle oppgaver.

For eksempel, du er i en samtale og den andre siden har satt samtalen på vent. Ta deg tid til å svare på noen e-poster eller foreta bestillinger for reise. Du må prioritere arbeidet ditt og fullføre dem en etter en. Men å blande noen tankeløse oppgaver vil spare deg for mye tid.

# 4) Dyktig teknologi

Ledende assistenter må være dyktige på teknologiens ferdigheter da de trenger for å lage firmarapporter, utføre dataoppføringer, administrere kalendere osv. Så du må være godt kjent med MS Office-verktøy, internett osv. De trenger også ofte å jobbe med Customer Relationship Management-systemet, virtuell helpdesk og kundeserviceplattform.

Og det er derfor en lederassistent må ha grundig kunnskap om operativsystemer, programvare, nettlesere og så videre.

# 5) Et øye for detaljer

Partner- og klientkommunikasjon er følsom, så når du håndterer dem, er det nødvendig å være detaljorientert. Dette hjelper dem med å unngå skrivefeil og grammatiske feil. Å ha et øye for detaljer hjelper også i andre arbeider sammen med å sørge for at du leverer pålitelige og nøyaktige arbeidsinnspill.

Feil vil ikke bare redusere omdømmet ditt, men vil også få sjefen til å stille spørsmål ved din pålitelighet.

# 6) Avgjørende og raskt

Å være en lederassistent er som å løpe i raskt tempo hele tiden. De har ikke tid til å være treg eller vag. Du må kunne vurdere situasjonen, samle nødvendig informasjon, stille spørsmål som betyr noe og deretter handle raskt.

Du har kanskje ikke alltid all nødvendig informasjon, men du må alltid handle trygt og raskt. Du vil ikke få luksusen av å vente på mer klarhet eller verre, til og med tillatelse noen ganger.

Ferdigheter til en fremragende lederassistent

Det er lederassistenter og så er det fremragende lederassistenter. De fremragende er de som har noen andre ferdigheter i tillegg til de som er nevnt ovenfor.

# 1) Ressurser

Ledende assistenter blir ofte bedt om å utføre umulige oppgaver. Og du kan ikke klage fordi det er en del av jobben, kommer med territoriet. Du må ha forbindelser, folk du kan tjene penger på. Du må være klar over alle de rette stedene for forskjellige ting, hvem du skal nærme deg, hvordan du skal forhandle og hvor du skal lete. Det er slik du vil være i stand til å trekke umulige.

# 2) Vær rolig

Rolig under trykk

(bilde kilde )

Ledere har ofte høytrykksjobber, og de fleste av dem er også krevende. At press og krav overføres til assistentene. Mange dager vil være som brannøvelsen. Så du må holde deg rolig. Det er den eneste måten du vil klare å overholde tidsfrister og fullføre oppgaver.

hvordan åpne en jar-fil

# 3) Tenk på det store bildet

Ledende assistenter jobber med alle nivåer av ansatte og flere avdelinger. For å effektivt håndtere ting på vegne av sjefen din, må du ha en god forståelse av virksomheten. Hvis du ikke er i stand til å forstå noe, kan du avtale en lunsjdato med noen som gjør det og snakke med dem.

Du kan også gjøre det samme med noen fra alle avdelinger. Det vil hjelpe deg å få mer kunnskap om hvordan teamet spiller en viktig rolle i selskapets større oppdrag. Det er en av de beste måtene for nettverk. Du må ha grunnleggende kunnskap om alt, slik at du kan tilby viktig innsikt til dine overordnede og sjefen.

# 4) Stivt skjønn

Ledere håndterer stadig sensitiv informasjon, og det betyr at assistenter også har tilgang til dem. All den privilegerte informasjonen må håndteres delikat.

Suksessen til en lederassistent er basert på tillit. Å være uforsiktig med sensitiv informasjon kan ikke bare bryte den tilliten, men kan også koste jobben din. Og hvis du feilaktig har skaffet deg en skli, eier du den. Gi sjefen din beskjed før noen andre, og finn ut et middel for det.

# 5) Forutse

Forutse

(bilde kilde )

Executive Assistants blomstrer når de kan forutse mulige hendelser og forutse problemene selv før de vender seg til fullstendige problemer. De skal kunne forutse situasjonelt og personlig også.

Situasjonsforventning er når du forutse mulighetene for at et problem skal oppstå og proaktivt arbeide for å forhindre at det skjer. Personlig forventning er å kjenne sjefens egenheter og preferanser. I begge scenariene må du kunne stoppe det på et tidlig stadium som vil spare deg for utallige hodepine underveis.

beste gratis dataskanning og reparasjon

# 6) Fleksibilitet

Jobben som lederassistent er bred og annerledes. Dette betyr at du må spinne 360 ​​grader med et øyeblikk. Ting endrer seg med et trykk på fingrene, og assistentene må justere seg og svare deretter.

De burde raskt kunne endre det de går etter. For eksempel, du kan prøve hardt for å gjøre noe, akkurat da rusler sjefen din inn og krever at du er ferdig med en annen oppgave. Du må kunne stoppe arbeidet på pause for å fullføre den nylig tildelte jobben. Men da må du også kunne komme tilbake til det du gjorde.

Hva gjør en Executive Assistant til en Rockstar?

Å være en lederassistent er ikke lett, men å være en rockstar-assistent tar mye mer. Når du er så god, er sjefen din avhengig av deg for mange ting. I så fall kan du ikke falle tilbake eller bli treg. Du må være et skritt foran og være en rockstar-assistent.

# 1) Vær proaktiv

proaktiv

(bilde kilde )

For å være en rockstar-assistent, må du ha et eget sinn. Du kan ikke alltid stole på at sjefen din forteller deg hva som må gjøres. Mange ting kan gå galt på en dag av en leder, og det er derfor forventning er viktig.

Imidlertid er det like viktig å ha riktig tilnærming til problemene. Forsøk alltid å være klar med en løsning allerede før du blir bedt om det, og prøv å også ha alternativer klare.

# 2) Ha en tykk hud

Ledende assistenter møter forskjellige typer mennesker hver dag, og ikke alle oppfører seg bra mot dem. Noen mennesker kan ha en dårlig dag, eller noen er naturlig gretne av natur. For å håndtere slike mennesker må du lære å ikke ta noe personlig. Ofte trenger de noen å lure ut. Du må ikke la denne typen kritikk skade deg.

Ellers vil du alltid være utmattet, oppgitt og irritert. Du vil også halte i jobben din. Så hvis du får møte slike mennesker, gå en tur eller kaffe, meditere eller noe som hjelper deg.

# 3) Vær villig til å gå ekstra mil

En god assistent skal alltid være villig til å lære. Det er den eneste måten de kan holde seg foran ny programvare, prosedyrer og teknologi. Så du bør være en uavhengig tenker som ikke alltid trenger noen som veileder deg.

Noen ganger kan jobben være overveldende, i disse tider, vær rolig, prioritere, deleger deretter oppgaven og oppfølgingen proaktivt. Du bør være utrettelig med å løse problemene, avverge krisen og holde opp forpliktelsene. Med noen få ord må du være villig, pålitelig, smart og godt selvsikker. Det er den eneste måten du vil være en ressurs for organisasjonen.

# 4) Frivillig for spesielle prosjekter

Hvis det pågår et spesielt prosjekt og den utøvende ikke har nok antall ansatte til å vie det, kan du gå opp for å melde deg frivillig. Det vil være litt for mye for deg å bli involvert i prosjektet mens du beholder den gamle jobben din, men ikke anser noen jobb for liten.

Vanlige spørsmål

Q # 1) Hva er de tre beste ferdighetene til en Executive Assistant?

Svar: Ferdighetene inkluderer:

  • Bør være dyktig i teknologi.
  • God til muntlig og skriftlig kommunikasjon.
  • De burde vite hvordan de skal organisere alt.

Spørsmål 2) Hvorfor er assistenter viktige for ledere?

Svar: Assistenter imøtekommer behovene til sjefene sine i det uendelige og forventer også deres behov. De holder sjefene sine kjent og i tide til alt. Enkelt sagt er det jobben til en assistent å holde konsernsjefen organisert og få dem til å se bra ut.

Spørsmål 3) Hvordan bli administrerende direktør for administrerende direktør?

Svar: Du bør i det minste ha en bachelorgrad sammen med gode kommunikasjonsevner og beherske språket. Å ha en avansert grad hjelper også.

Spørsmål nr. 4) Hva er meningen med en administrerende assistent på C-nivå?

Svar: Også kjent som C-dress, er det et adjektiv for å beskrive ledere i høyt rang i en organisasjon. C står for sjef. Offiserer eller ledere på C-nivå betraktes som mektige og innflytelsesrike.

Konklusjon

Som lederassistent vil du komme til å jobbe med forskjellige applikasjoner, verktøy og programmer. Du må også jobbe med dine mellommenneskelige ferdigheter, da det er like viktig. Du kan lære å bruke et nytt program som vil hjelpe deg med multitasking. Men for å være den beste administrerende assistenten, må du kunne forutsi hva sjefen din kanskje trenger neste.

Du bør alltid være god til å håndtere vanskelige mennesker sammen med å forstå hvor viktig personvern er. Dette er de essensielle ferdighetene for en god lederassistent.

Anbefalt lesing

^