how write effective emails qa
Hva er det første vi gjør når vi kommer på jobb (eller noen ganger så snart vi våkner)? - Sjekk e-post, ikke sant? Noen ganger vet vi ikke hvordan dagen vår blir, før vi leser rett gjennom hver e-post i innboksen.
I mange av våre tidligere artikler har vi understreket viktigheten av det gode Kommunikasjons ferdigheter for å effektivt formidle budskapet ditt til det tiltenkte publikum - en av de viktigste Myke ferdigheter for testere .
I denne artikkelen vil vi fokusere på en bestemt del av skriftlig kommunikasjon - E-post.
Vi deler noen tips og triks for å gjøre e-postkommunikasjon jevnere og mer effektiv. Dette gjelder alle lag og ikke bare QA-teamet.
Si at du har mottatt denne e-posten:
E-post nr. 1
Til: Testing Team
Emne: QA-oppdatering
Kropp:
Team,
Det har vært en uventet forsinkelse i distribusjonen av kode til iscenesettelsesmiljøet. Av en eller annen grunn ble koden blandet, og vi vet ikke når disse problemene blir ordnet. Vi må utsette aktivitetene våre, vet ikke til når. Så engasjer deg oss i andre testaktiviteter.
Endringsforespørselen CR0100H68 er planlagt å komme i produksjon innen utgangen av denne måneden. Gå gjennom dokumentet fra delingspunktet og gi meg et estimat.
Takk,
X, QA-team.
Tror du at e-post er effektiv? Sammenlign det med følgende:
E-post nr. 2
Til: Testing Team
Emne: Staging miljøkode distribusjon forsinket - på ubestemt tid & CR0100H68 - behovsanalyse
Kropp:
Hei teamet
I dag har jeg to oppdateringer for teamet.
# 1) Staging-miljøet Distribusjonsproblemer:
- På grunn av uventede årsaker er distribusjonen av Staging-miljøkoden forsinket - ingen ETA ennå. Vi må utsette vår iscenesatte aktivitet til vi har ytterligere oppdateringer.
- Arbeid med å lage malene for kvalitetsrevisjonen til den er løst.
# 2) Ny oppdatering og oppgaver for endringsforespørsel CR0100H68:
- Forventes å gå live innen utgangen av måneden.
- Vennligst gå gjennom dokumentene og gi meg beskjed om følgende detaljer av EOD i morgen.
- Hvor mange testscenarier trenger vi?
- Hvor mye av den eksisterende dokumentasjonen må vi endre?
- Hvor mye tid til å skrive den nye dokumentasjonen?
- Testdatakrav?
- Testutførelsestid?
Takk,
X, QA-team.
Hvis jeg mottok e-post nr. 1, ville dette skje:
- Jeg kan ikke engang åpne den med en gang fordi emnelinjen ikke gjør noe for å formidle viktigheten av innholdet i e-posten.
- Selv om jeg åpnet den - la oss innse det, det er bare en stor del ord; kjedelig, for å si det mildt.
- Oppgavene som skal gjøres eller forventningene til meg er ganske vage, så jeg aner ikke hva jeg skal gjøre.
Men hvis jeg får e-post nr. 2:
- Jeg vet hva e-posten handler om - emnelinjen hjelper meg å gjette tonen i det som blir kommunisert riktig.
- Innholdet er tydelig organisert i punktpunkter for å gjøre det enkelt å forstå ting.
- Alle oppgavene som skal gjøres og ETA er tydelig definert slik at du vet hva du skal gjøre.
Ideelt sett vil jeg dele meldingen og sende 2 separate e-poster om de to emnene jeg gir oppdateringer om.
Men det er ditt valg.
Som du kan se, har enkle tiltak forbedret kvaliteten på kommunikasjonen.
Retningslinjer som gjør e-postkommunikasjon jevnere og mer effektiv
#1) Organiser tankene dine før du begynner å komponere e-posten.
#to) Bruk emnelinjen til din fordel - Angi tonen til hva e-postmeldingen skal inneholde. Gi mottakerne et sniktitt, hvis du vil, inn i det som er inne.
# 3) Bruk e-postprogrammets 'Viktig' -flagg for å signalisere en kritisk kommunikasjon, men vær forsiktig når du bestemmer deg for hva som er viktig. For eksempel, hvis testingen ikke kan fortsette på grunn av noen feil, og alle teamene trenger å vite om det - merk e-postadressen som viktig.
# 4) Definer e-postens hensikt tydelig. Det er tre grunnleggende årsaker til en e-post
- Du gir informasjon - Vær skarp om det du skriver. Hold det klart, hold det enkelt. Hold det kortfattet.
- Du ber om informasjon - Hva vil du, når vil du, hvordan vil du ha det.
For eksempel, Jeg ønsker en kopi av testplandokumentet fra EOD. Legg det samme i den vanlige prosjektmappen og gi meg beskjed . - En uttalelse som denne vil fortelle deg “Hva- testplanen, når - EOD og hvordan - plasser den i den vanlige mappen. - Bekreftelse - Dette er en-liners og har ikke mye å gjøre. Vanligvis 'Takk' eller 'Ferdig'.
# 5) Prøv å stavekontroll. De fleste e-postprogrammer har et alternativ å utføre denne kontrollen hver gang en e-post blir sendt.
innsettingssorteringsalgoritme c ++
# 6) Når du er inkludert i CC-listen, betyr det at det er en FYI. Så du trenger bare å vite hva som skjer, men det forventes ikke handling fra deg.
# 7) Ikke bruk 'Svar på alle' når det ikke er nødvendig.
# 8) For å unngå at en e-post du har sendt til flere mottakere blir “svart til alle”, BCC alle e-postadressene.
# 9) Vær følsom. Når du gir kritisk eller negativ tilbakemelding om en person eller et produkt, kan du prøve å gjøre det ved å snakke med personen direkte eller sende en e-post til akkurat den ene personen.
Foreslått lesing = >> E-post Emnelinjetesterverktøy
Noen flere tips for å unngå ‘Oops’ øyeblikk
#1) Legg til e-postadressene i Til-, CC- eller BCC-feltene på slutten når du har komponert e-posten og er fornøyd med innholdet du skrev. Dette er fordi du noen ganger ved et uhell kan trykke 'send' før du er klar og til slutt bli avsender av en ufullstendig eller feil e-post.
#to) Når det tilfeldigvis sendes en halv komplett (eller halv ufullstendig, avhengig av din filosofiske bøyde) e-post ved et uhell, er det et tilbakekallingsalternativ tilgjengelig for å gjøre opp.
# 3) Hvis du er ny i å skrive offisielle e-postmeldinger, kan du prøve å få en jevnaldrende til å lese den for deg før du sender den og få hans / hennes mening.
# 4) Ikke bruk et daglig taleuttrykk eller et uttrykk med mindre du vet hva det betyr. Du kan ende opp med å si noe pinlig, og en e-post når den er sendt, er ganske sett i stein.
Jeg håper virkelig dette hjelper deg med å skrive bedre e-post. Del dine erfaringer med oss.
Har du flere tips? Gi tilbakemelding og kommenter nedenfor.
Anbefalt lesing
- 10 BESTE testverktøy for e-post for din neste vellykkede e-postkampanje
- 10 beste falske e-postgeneratorer (få gratis e-postadresse i temp)
- 10+ beste e-postsporing (e-postsporingsprogramvare) for Gmail- og Outlook-brukere
- Topp 10 e-postbekreftelse og valideringstjenester i 2021
- De 5 mest populære transaksjonsleverandørene av e-posttjenester i 2021
- Hvordan lage et effektivt testteam
- Hvordan bygge et vellykket QA-team
- Teambuilding i programvaretesting - Hvordan bygge og utvide ditt QA-team